各研究生培养单位：
根据学校迎新工作安排，迎新时间为8月23、24日两天。为做好2013年研究生迎新工作，现就有关要求通知如下：
一、高度重视，精心准备，认真落实迎新的各项工作任务。
1.各单位主管研究生思想政治教育工作的领导负责研究生迎新工作，并组织研究生秘书、研究生会落实具体工作。
2.各单位须于8月22日12：00前在所在校区内设立研究生新生接待站。中心校区、南岭校区有本科生的培养单位研究生新生接待站可以和本单位本科生新生接待站设在一处，具体位置见附件1；中心校区没有本科生的培养单位可在学校指定的区域设置研究生新生接待站，也可在本单位办公楼或教学楼前设立研究生新生接待站；环境与资源学院在北区理化楼门前设立研究生新生接待站；理论化学研究所在北区一舍门前设立研究生新生接待站。新民校区各培养单位由医学部人才培养办公室负责在学部办公楼门前集中设立研究生新生接待站。朝阳校区各培养单位在学生一公寓楼前东西主干道集中设立研究生新生接待站。南湖校区各培养单位在正门里侧区域设立研究生新生接待站。和平校区各培养单位由农学部研究生处负责设立研究生新生接待站。
迎新接待站所用桌椅由各培养单位自行解决，无法解决的向所在校区教务办借用。研究生新生接待站应设立明显标志，安排适当的工作人员。各培养单位要制定应对不良天气的工作预案。
3.报到人数统计采取在研究生教育管理信息系统中实时记录的办法。请各研究生培养单位于22日、23日、24日登录研究生教育管理信息系统，及时记录新生报到信息，24日15:00前需完成全部新生报到状态录入，未报到学生可在与学生本人取得联系确认后录入未报到（请假）、未报到（放弃）或未报到（无故）。
4.各单位可根据实际情况为研究生新生准备新生入学材料袋，材料袋内应包括吉林大学研究生新生入学报到通知单（附件2）、研究生院印制的《研究生手册》、培养单位印制的有关资料等。研究生新生报到通知单要全数回收并做好留存工作。
5.迎新工作人员要仪表整洁，文明、主动、热情、周到地为新同学提供服务，做好指示和引导工作。对因故在其他时间来校报到的新生，各单位要认真做好接待工作，帮助他们办理入学手续。
二、周密安排，精心组织，扎实做好2013级研究生入学教育工作。
研究生新生入学教育是整个研究生教育的起点，也是加强研究生教育的重要环节，对帮助研究生新生正确定位，调整角色，把好方向，促进科研学习，做好职业规划，提高研究生的培养质量发挥着重要的作用。入学后第一周为新生入学教育周，各单位要利用有利条件，结合研究生院印发的《学位与研究生教育文件汇编》、《研究生手册》，重点做好以下方面的工作：
1.开展学校和培养单位历史和传统教育，增强研究生的文化认同感和爱校荣校意识。
2.开展学风和学术道德教育，积极倡导求真务实、潜心研究、诚信严谨的学术风气，大力弘扬刻苦钻研、勇于探索、不断创新的学术精神。
3.开展安全、卫生、文明、法纪教育，增强研究生的安全意识和健康意识，提高研究生的文明素质和行为规范。
4.开展学位与研究生教育相关政策培训，让研究生深入了解学校有关研究生教育的相关政策和规章制度。
三、组织新生办理各项入学手续
1.请各培养单位登录《研究生教育管理系统》（<A href="http://gim.jlu.edu.cn/" target=_blank http://gim.jlu.edu.cn/ ） ，进入“培养单位管理界面”，打印2013级新生名册，由新生进行信息核对，并签字确认。
2.各单位须于9月10日前将未报到研究生名单在研究生教育管理信息系统中确认后打印《新生未报到名单》，注明原因，签字并加盖公章后报研究生管理处。
3.组织新生登录《研究生教育管理系统》（<A href="http://gim.jlu.edu.cn/" target=_blank http://gim.jlu.edu.cn/），进入“学生空间”填写《学生基本信息表》，要求如实准确地填写表格内所有信息，不得漏填或不填，各培养单位负责审核其内容并核实其照片，若无照片请本人提供近照并统一上报研究生院，进行补登。
4.火车票乘车优惠卡
（1）发放范围：家庭和学校不在同一地点的接受学历教育的非在职研究生。
（2）家庭所在地：未婚研究生填父母户口（或暂住证）所在地；已婚研究生填配偶户口所在地。
（3）请各培养单位在研究生教育管理信息系统审核后打印出《乘车优惠卡名单》，签字并加盖培养单位公章后于9月10日前报研究生管理处审核。
四、组织新生填写《研究生入学登记表》
1.请培养单位负责登录《研究生教育管理信息系统》（<A href="http://gim.jlu.edu.cn/" target=_blank http://gim.jlu.edu.cn）统一打印《研究生入学登记表》，组织新生按照填表说明的要求须研究生本人填写本表。因《研究生入学登记表》是存入研究生学籍档案的重要材料，若填写不慎，责任由其本人负责。请各研究生培养单位高度重视此次工作，认真组织研究生填写。
2.填表时间为2013年11月1日。
3.《研究生入学登记表》由培养单位负责审核，填写审核意见并加盖培养单位公章。
4.“学校意见”一栏，由研究生管理处负责签署。
5.《研究生入学登记表》请于规定时间（另行通知）前由各培养单位报送研究生管理处审核后返还培养单位，由各培养单位存入研究生学籍档案。
五、做好新生学籍电子注册工作
根据教育部《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》(教学[2007]3号文件（附件3），各培养单位应该在每年新生入学后，及时审核新生学籍学历信息，将实际报到入学新生信息、放弃入学资格、取消入学资格、保留入学资格的学生信息核对，如实填写《新生学籍电子注册信息表》上报研究生管理处（上报时间另行通知）。
新生学籍电子注册结果是学生毕业时学历证书电子注册的重要审核依据。只有明确注册为“报到入学”的学生才能纳入在校生管理，才能在毕业年度顺利完成学历电子注册。
六、办理研究生证和领取校徽
由于学校已经发放了校园卡，学生可以在校内享受各项在校生待遇。按照《吉林大学研究生管理规定》中“学籍管理”的有关规定，新生入学后3个月内为复查期，因此研究生证和校徽将在我校完成教育部新生学籍电子注册结束后，按照已注册学籍的人数予以发放和办理。具体时间另行通知。
七、办理大学生城镇基本医疗保险及其补充险。
1.大学生城镇基本医疗保险保费个人承担35元/年，余额部分由政府补贴。请各培养单位按照学制年限收取保费和学生本人小二寸证件照一张。拒绝参保的学生需填写个人声明（附件4）。
2.补充保险保费为30元/年，自愿参保，由各单位按照学制年限一并收取。
八、人事档案审核
1.根据《吉林大学研究生档案管理暂行办法》校研院字[2002]24号文件要求，请各研究生培养单位认真做好2013级新入学研究生档案的建档、归档、审核工作，在档案审核过程中发现档案内材料不全的，请及时通知相关同学予以补齐。对于入学前曾经有过工作经历的研究生，核查档案时需注意核查解除劳动合同证明、工资迁移介绍信等相关证明。
2.各单位须建立《吉林大学研究生档案管理记录册》（附件5），认真整理并登记2013级研究生档案相关信息，包括档案接收时间、档案接收人签字。
3.针对参加培养机制改革的2013级研究生开展档案核查工作，填写《吉林大学研究生档案材料审核记录表》（附件6），并装入学生档案，同时将档案核查时间、核查结果、核查人在档案管理记录中进行登记。
研究生迎新工作是研究生教育与管理的重要组成部分，各研究生培养单位要加强对迎新工作的领导和组织，提高服务意识，确保迎新工作平稳有序地进行。
附件1：2013年中心校区研究生迎新位置图
附件2：吉林大学研究生新生入学报到通知单
附件3：普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法
附件4：个人声明
附件5：吉林大学研究生档案管理记录册
附件6：吉林大学研究生档案材料审核记录表
研究生管理处
2013年8月19日
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